+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Учет входящих устных телефонограмм

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Учет входящих устных телефонограмм

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Обращение граждан

В подразделениях Министерства непосредственно отвечают за организацию и состояние делопроизводства и работы с обращениями граждан начальники секретариатов. Положение о секретариате, должностные инструкции его работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции, положения о подразделении Министерства и утверждаются его руководителем.

На работников секретариатов возлагается выполнение следующих основных обязанностей:. Работники подразделений Министерства несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка организации делопроизводства и сохранность документов, а также за неразглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты служебных документов работник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю подразделения Министерства, который обязан об утрате документа проинформировать Аппарат Министра и принять исчерпывающие меры к его поиску. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями работника, постоянно работающего с соответствующими материалами.

Работники подразделений Министерства не вправе использовать в своих выступлениях в средствах массовой информации, а также в открытой научной и преподавательской деятельности закрытую информацию, ставшую им известной в связи с их служебной деятельностью, если на это не дано специальное разрешение руководства Министерства. Передача документов, их копий из подразделений Министерства работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя подразделения Министерства, а документов, зарегистрированных в Аппарате Министра, - начальника Аппарата Министра.

О передаче документов делаются соответствующие отметки в электронных карточках документов и на подлинниках документов если передаются их копии с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 10 настоящей Инструкции через Управление информации МВД России.

N ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" Собрание законодательства Российской Федерации от 8 июля г. N 28, ст. N "О утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола" Собрание законодательства Российской Федерации от 21 октября г.

N 43, ст. Секретное и несекретное делопроизводство в подразделениях Министерства ведется совместно. В деятельности подразделений Министерства используются следующие основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные целевые программы, международные договоры Российской Федерации и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.

Виды документов подразделений Министерства определяются табелем документов, утвержденным руководителем подразделения Министерства глава VIII настоящей Инструкции. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников информации.

Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 x мм , А5 x мм ; допускается использование бумаги форматов А3 x мм и А6 x мм. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств ПЭВМ, печатаются в текстовом редакторе, шрифтом размером N 13, 14, 15 через 1 - 2 интервала. Для выделения части текста документа за исключением официальных писем , заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный уменьшенный интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

Документ, оформляемый на бланке, должен соответствовать стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

N Для изготовления бланков документов используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, а также отметки для расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 12, 15, 16, Возможно использование реквизита 17 при применении трафаретных текстов документов. При оформлении документов могут быть использованы реквизиты: 07, 08, 09, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, N 49, ст. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

N Собрание законодательства Российской Федерации от 23 ноября г. N 47, ст. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Наименование подразделения Министерства, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении уставе, учредительных документах о нем.

Сокращенное наименование подразделения Министерства приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении уставе, учредительных документах подразделения Министерства.

Сокращенное наименование в скобках помещается ниже полного. Над наименованием подразделения Министерства указывается сокращенное - МВД России - либо полное наименование - Министерство внутренних дел Российской Федерации.

Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении о подразделении Министерства уставе подразделения. Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке.

Наименование структурного подразделения, филиала, территориального отделения, представительства подразделения Министерства указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования подразделения Министерства. Справочные данные о подразделении Министерства включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению руководителя подразделения номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания принятия решения , для акта - дата составления.

Если авторами документа являются несколько подразделений Министерства, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 5 января г. При подготовке нормативных правовых актов и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты без кавычек , например 1 марта г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению подразделения индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других. Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями Министерства, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование подразделения Министерства" и "Справочные данные о подразделении Министерства".

Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Гриф ограничения доступа к документу особой важности, совершенно секретно, секретно , пометка для служебного пользования проставляются без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации, нормативными правовыми актами МВД России например - лично, литер "М", "МВ".

Сокращенное наименование Министерства и полное наименование подразделения Министерства указывается в именительном падеже, например:. При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже: наименование должности лица, сокращенное наименование подразделения Министерства, специальное воинское звание, фамилия и инициалы, например:.

Если документ отправляется в несколько подразделений Министерства или в несколько структурных подразделений одного и того же подразделения Министерства, то они указываются обобщенно, например:. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. N Собрание законодательства Российской Федерации от 6 октября г. N 40, ст. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается его наименование, а затем, как правило, почтовый адрес, например:.

При адресовании документа физическому лицу указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:. Документ утверждается должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, специального воинского звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на специальном бланке. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Текст документа составляется на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Тексты документов оформляются в виде логически связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; докладные записки - оценку фактов, выводы. В тексте документа, подготовленного на основании документов других подразделений Министерства или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование подразделения - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. В распорядительных документах изложение текста должно идти от первого лица единственного числа "предлагаю", "прошу". В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа "постановляет", "решила о ".

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили". В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акт, справка , используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "в состав подразделения Министерства входят", "комиссия установила".

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени "имеете", "владеете" или "были", "находились".

Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке , специальное воинское звание, личная подпись; расшифровка подписи инициалы, фамилия , например:. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке, например:. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, специальное воинское звание, например:. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

В подразделениях Министерства непосредственно отвечают за организацию и состояние делопроизводства и работы с обращениями граждан начальники секретариатов. Положение о секретариате, должностные инструкции его работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции, положения о подразделении Министерства и утверждаются его руководителем. На работников секретариатов возлагается выполнение следующих основных обязанностей:.

В первую очередь следует записать сообщение, которое диктует вам собеседник на другом конце провода. Не важно, напишете вы его от руки на черновике или сразу наберете на компьютере, требуется лишь дословно зафиксировать информацию. Главные вопросы, на которые должен для себя ответить секретарь, это кому, от кого и что именно передано. Затем нужно выяснить у звонящего: исходящий номер телефонограммы, сведения о лице, от чьего имени передается телефонограмма должность и Ф. Наконец, сообщить: о себе принявшем телефонограмму лице те же самые данные должность и Ф.

Регистрация телефонограмм

В ней не должно быть более 50 слов. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Для удобства и оперативной записи телефонограмм можно использовать журнал для приема телефонограмм. Срок исполнения входящих документов исчисляется со дня их поступления в учреждение, исходящих — с даты их подписания утверждения. Это можно сделать под роспись в регистрационном журнале или РКК.

Телефонограмма: пережиток или реальность?

При подготовке проекта исходящего документа вся ответственность за его подготовку возлагается на ответственного исполнителя. Ему предоставляется право координировать действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания; требовать от них все необходимые материалы; устанавливать очередность работы между соисполнителями. Следует иметь четкое представление о том, что почти всю работу по подготовке исходящего документа составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование визирование осуществляет исполнитель.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: СЕМИНАР «РУКОВОДСТВО РБА „ПОРЯДОК УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА...“»
Приложение N 7.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Главная цель телефонограммы — документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа — письмо. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Главная цель телефонограммы — документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п.

.

.

прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) Если об исполнении документа доложено руководству Министерства в устной .. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. correiroten

    Стремясь к халяве поверим во всё.

© 2018-2020 archeage-gold.ru